商務英語學習系列-討論交期 五大關鍵技巧

商務英語學習系列-討論交期 五大關鍵技巧

商務議價的五大關鍵金句。圖/Jeff老師提供

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討論交期時,我們很習慣說「幫你趕趕看」,但在英文的世界裡,這個的說法不只不專業,甚至相當危險,因爲這個說法不夠明確,是答應按照交期如期交付,還是其實沒有,模糊的答案只會讓雙方對交期沒有共識。

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和歐美客戶做生意的時候,有個重點要放在心裡:歐美商業人士重視「合約精神」,電子郵件中說好甚麼時候要交貨,視同簽署合約,有時貨物晚出一天就要付一天的罰款。

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以產品薄利多銷的生意模式來看,延遲幾天出貨,光是罰款就已經把這利潤都給吃掉了,因爲罰款直接從貨款中扣除後,貨還是要出給客人,那真的是賠了夫人又折兵。

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但是,問題來了,近期全球港口在超過原貨運量數倍的超載狀態下,讓大家很頭痛,廠商到底如何預估出貨時間?客戶要怎麼做採購計劃?對於買賣雙方而言,在這樣極端的狀態下,又應該如何保持商務討論的順暢進行。

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今天筆者整理了幾個在討論交期時,常用到的概念跟技巧,希望能夠幫助讀者在這非常時期,依然能夠和客戶保持良好的互動,繼續把臺灣設計、製造的優良產品,賣給全世界的消費者!

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一起來看五個關鍵技巧:

#1

不問甚麼時候需要,詢問對方擔心的風險

你怎麼問,別人就怎麼答。如果談到交期,你只是問「 When do you need it? 」 客戶當然會回答說「ASAP」

每個人都希望自己能掌握緩衝期,沒有人想把時間底線一開始就告訴別人。當問對方「你甚麼時候要」的時候,等於是鼓勵客人給一個他最有利的時間點。

例如實際上客戶最慢希望明年一月份要到貨,但當我們把訂時間的權力交給對方,客戶就可能說說十二月初就要到貨。因爲他也無法預期在他負責的內陸部分會不會遇到史上最大暴風雪。

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與其問:「When do you need it? 」

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我們應該問:「What is the major constraint that you are facing? 」

詢問對方擔心的問題是甚麼,確認對方也無法控制的外部要求,例如,內陸的倉儲公司在新年假期過後,會於一月十號開工,屆時會有一堆貨車在倉庫外頭等着進倉庫。

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爲了排第一順位,所有貨物必須在一月九號運抵倉庫外等待,錯過了一月十號,就必須排在長長的隊伍後面。這就是他所面對的限制。

瞭解了真實限制,而不是客戶「心中理想的交期」,我們就能真正展開有意義的對話。

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#2

表明我們可能面臨的狀況

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同樣的技巧,我們可以邀請對方來看看我方所面對的問題,因此可以這樣說:「The biggest challenge we are facing is really…」

我們相信成熟的客戶,不是隻會開口提要求,他也懂得提變通方法,對於供應商面對的狀況也能夠提出建議:

例如跟對方表明我方遇到的限制,像是大陸代工廠跨年產線休息,復工後也需要時間把產能恢復到休假前的水準,我們能這樣與對方溝通:「The biggest challenge we are facing is really the labor shortage near the year end. And the factory is closed for 10 days. It would take some time to ramp up the capacity after the holiday.」

好的客戶應該能夠變通想法,例如直接包一條產線,讓過年期間也能持續生產。

#3

主動表明成本分攤

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爲了如期交貨,即使成本高一點也值得嗎?

沒錯,零售商有個規則:原本在架上販售的品牌,若不是銷售太差,基本上不會主動下架,因爲他們也怕得罪消費者,若原本賣得不錯的東西忽然之間找不到了,消費者可能會跑到其他的零售商去採買了。

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但有個情形是例外,就是「供給中斷」。零售商因爲要給消費者最佳體驗,無論如何都會把貨架填滿,當有貨物到不了零售商時,他們的貨架空間就被其他品牌取代掉了。

剛剛提到「如果替代品牌銷售狀況不錯,他們不會把對方東西主動下架」 也就是說,失去貨架空間,可能要等好一陣子才能找到機會重新回到架上。

有了這個概念,針對貨運的瓶頸,品牌商可以主動提起,有沒有其他方式可以將貨物運過去,大家一起分攤額外費用。這是全球運籌的時代,需要大家集思廣益的選項。「What are the alternative routes that we can take and split the extra cost? 」

#4

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設立檢查點(check points)與里程碑(milestones)

不只貨物送抵時間很難拿捏,產品製造端延遲出貨也是常有的事,例如最近晶片大缺貨,一個產品有三千個零件,少了一個就無法組裝出貨,連特斯拉新出的車子上面的USB port都是空的,我們就知道這一切有多麼不容易。

但如果你連確切的出貨的日期都說不出來,客人怎麼預估銷量,拿不到銷量預估,又怎麼跟上游的供應商叫貨呢?

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這邊有個方法,能讓我們可以在變動中繼續前進,就是設定時間的查覈點,透過中途的檢查點來確保進度,依照當下進度,要求客戶給出對應的銷售預估與訂單。

你可以這麼說:「Why don’t we set up a few checkpoints and major milestones? 」、「We will update you with the progress of each checkpoint, and upon the completion of key milestones, you will be giving forecast and placing purchase orders. 」

#5運用身邊及客戶的所有資源

製造過程中,或許有些對你來說很費工的事情,對於客人來說卻是輕而易舉,例如在你採購零件的過程中,最難的是要不同規格產品的比例,例如iPhone 13,到底128G、256G、512G三個規格的比例如何,牽涉到記憶體的採購數量比例。

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你可以根據研究報告、參考過去的銷售數字,交叉分析比對,抓出黃金比例,建議不妨直接問問你個客戶,我們需要的就是客戶早期的預估與協助,可以大大加快我們的採購與生產流程。

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結論

在這個變動的世界,把你的客戶當成你的夥伴,透過上面的這五種技巧,讓你在合約框架下,把客戶變爲你的資源,一起來想辦法,並藉由checkpoints 和 milestone 把彼此的權利義務講清楚,即使環境變動的狀態下,我們還是可以出貨賺錢的。

整理這五個技巧,分享給你,希望對你有幫助。(本文出自JEFF商務英語)

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